Quelle différence entre remboursement de frais au réel ou au forfait ?

Les frais professionnels sont les frais que l’employé engage pour son activité professionnelle, quelle qu’elle soit. L’employeur a l’obligation de rembourser l’employé.

Il existe 2 grands types de remboursement des frais professionnels :

1. Le remboursement des dépenses réelles

2. Le remboursement des dépenses sous forme d’allocation forfaitaires

Quelle est la différence entre les 2 ? Comment cela fonctionne ? L’employé a-t-il le choix de son mode de remboursement des frais professionnels ?

L’employeur rembourse la somme exacte dépensée par l’employé (réel), dans le cadre de situations bien spécifiques pouvant être qualifiées comme frais professionnels, telles que :

• frais liés au télétravail
• déménagement suite à une mobilité professionnelle
• employés détachés à l’étranger ou en mobilité dans les territoires d’Outre-Mer

Avec ce type de remboursement, n’oubliez pas de garder les justificatifs des dépenses (factures), pour chacune des dépenses. Sans cela votre employeur ne pourra pas vous rembourser.

Les limites de montant remboursés au réel, dépendent de chaque entreprise. Le mieux est d’en discuter avec son employeur en amont de l’engagement des dépenses.

D’autres situations sont remboursables soit au réel, soit en mode forfaitaire, telles que :

• les repas, si l’employé est en mission loin de sa résidence et a l’impossibilité de rentrer
• les frais kilométriques, lorsque le salarié est contraint d’utiliser son propre véhicule ;
• L’hébergement temporaire dans le cadre d’une mobilité professionnelle
• Les dépenses inhérentes à l’installation dans le nouveau logement, engagées dans le cadre de la mobilité professionnelle.

Dans le cas de remboursement forfaitaire, l’employeur doit partager les montants en questions, qui doivent être revalorisés chaque année. Par exemple un employeur peut mettre en place un remboursement forfaitaire de 15€ par repas et 80€ par nuit d’hôtel. Dans ce cas si l’employé part 2 jours en déplacement, avec 2 repas et une nuit d’hôtel. Peu importe les montants réellement dépensés par l’employé, l’entreprise lui versera 110€ pour ce déplacement. Les employés ne doivent pas fournir de justificatif de dépenses dans ce cas-là. Ils décident eux-mêmes de comment dépenser cet argent lors de leurs mobilités géographiques (repas, hébergement, déplacement…).

En bref, c’est bien l’employeur qui décide du mode de remboursement des frais.

Bon à savoir : si la somme de ces frais est conséquente, et demande une dépense très ou trop importante pour l’employé, il peut faire la demande d’une avance à son employeur.